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« Une solution complète et parfaitement adaptée aux PME »

Romain Van Den Abbeel (CEO, VChain) revient sur l’évolution de la plateforme SAP Business One, sur ses principaux avantages ou encore sur sa mise en place chez le client.

Comment la plateforme SAP Business One a-t-elle évolué avec les nouveaux besoins des entreprises ?

Tout d’abord, cette évolution repose sur deux facteurs. Le premier étant la technologie sur laquelle s’appuie la solution et le second sur les fonctionnalités que cette dernière permet de mettre en œuvre.

SAP, leader sur le marché, a investi énormément dans le développement de sa propre solution base de données. Appelée HANA, cette plateforme in memory structurée en colonnes accroit considérablement le temps de réponse ce qui permet de requêter la base de données de manière beaucoup plus intensive et complexe qu’auparavant tout en maintenant une performance optimale.

Partant de là, il a donc été possible de déployer une série de fonctionnalités sur SAP Business One, produit phare de V-Chain, répondant aux besoins des entreprises quant au reporting en temps réel entre autres. Cela a également permit de fluidifier la navigation et l’enregistrement des transactions au quotidien rendant l’expérience utilisateur (UX) plus agréable encore.

Fort de l’expertise de SAP Business One profite également de la connaissance business et processus métiers que le groupe a acquis au long de plusieurs décennies d’implémentations dans pratiquement tous les secteurs d’activités. Une solution unique basée sur les best practices a donc été mise en place permettant d’intégrer, en standard, les principaux flux d’une entreprise tout en raccourcissant considérablement le temps d’implémentation. 

A côté de ça, un écosystème de plus de 1.500 partenaires SAP permet de proposer des modules verticalisés dans certains domaines d’activités afin de pousser plus loin chaque processus en fonction des besoins spécifiques que requièrent ces derniers. Cet écosystème grandit sans cesse et propose de nouvelles fonctionnalités cibles en permanence.

 

Quels sont aujourd’hui ses principaux avantages ? Quelles en sont les fonctionnalités clés ?

SAP Business One dispose d’un cockpit relié en temps réel à la base de données ce qui permet d’une part d’assuré un reporting à jour en permanence et à portée de main et d’autre part d’y inclure des workbench schématisant graphiquement les flux de l’entreprise et permettant d’accéder aux transactions recherchées d’un simple clic sur l’étape du flux concerné. 

Un moteur de recherche, l’« Enterprise Search », vous offre également la possibilité de retrouver une information en scannant la base de données. Ainsi, un mot, une phrase, un numéro de document, un code article/partenaire ou un montant peut être entré et le moteur retrouvera tout ce qui est stocké dans la base de données en rapport avec l’information saisie.

Un suivi du flux des relations est également disponible sur chaque transaction ce qui permet, d’un simple clic, de visualiser schématiquement où vous en êtes dans le flux ainsi que les différentes transactions qui y sont liées.

Sur un plan plus général également, SAP Business One est une solution ouverte. Cela signifie qu’il est facile de la faire communiquer avec des outils externes. A titre d’exemple, des connecteurs standards sont disponibles pour connecter la solution aux principaux outils BI, Webshop ou points de caisse.

 

En quoi s’adapte-t-elle parfaitement aux PME ?

Comme évoqué plus haut, SAP Business One couvre en standard des processus end-to-end optimisés sans devoir passer par de la programmation ou du développement. Son temps d’implémentation restreint, son interface utilisateur ergonomique et intuitive, ses processus standardisés et ses performances en font une solution complète et parfaitement adaptée au public cible, les petites et moyennes entreprises.

D’autre part, SAP Business One peut se déployer sous différentes configurations. Si une entreprise ne dispose pas de l’infrastructure IT adéquate ou si elle ne souhaite pas investir dans l’acquisition de serveur permettant l’hébergement de la solution, il est tout à fait possible d’opter pour un modèle Hosting ou Cloud. L’entreprise désirant garder une maitrise de l’administration de son environnement optera pour le hosting alors qu’une autre préfèrera se concentrer sur son core business et laissera cette gestion et responsabilité à un Cloud Provider SAP tout en en maitrisant les coûts. Cela dépend vraiment d’un profil à l’autre.

Ces dernières années, SAP a également mis l’accent sur l’ergonomie et l’aspect intuitif de ses solutions. SAP Business One en est le parfait exemple et est de loin celle qui s’adapte le plus rapidement en la matière chez SAP.

La communauté Business One bien présente sur le net dispose également d’une plateforme appelée Customer Influence (Collaborate & Innovate) qui permet à chaque client de faire part de son expérience et suggérer des extensions de modules existants ou le développement de nouvelles fonctionnalités. Ces suggestions et remarques sont soumises aux votes de la communauté afin d’en apprécier la pertinence et le besoin réel. SAP est dès lors au plus proche de ses clients et prend en considération ces commentaires afin de faire évoluer sa solution. 

 

Comment se passe généralement la mise en place d’une telle plateforme auprès de vos clients ? 

Chez V-Chain, nous utilisons la méthodologie préconisée par SAP (SAP Activate) tout en y apportant une dimension Agile. L’expérience de terrain nous a montré qu’une implication et une utilisation précoce de l’outil par les clients permettent d’avancer pas à pas sur base d’itérations tout en permettant une prise en main rapide par les utilisateurs clés. De cette manière, ces derniers apprivoisent la solution graduellement et en prennent le contrôle petit à petit. Cette approche est également importante afin de permettre aux clients d’en comprendre les contours et les différentes possibilités qui s’offrent à eux dans le cadre d’une refonte de leur processus.

Nous travaillons en équipe avec nos clients qui font partie intégrante de la solution. Une fois la maitrise de l’outil acquise par les utilisateurs clés, les utilisateurs finaux se verront formés par ces derniers. Les utilisateurs clés deviendront par la même, le niveau de support n°1 dans l’entreprise afin d’assurer un certain degré d’autonomie côté client.

La première phase d’un projet correspond à la phase de préparation (Prepare). Une planification du projet avec les équipes en place, une mise en place des composants serveur permettant de faire tourner la solution et la configuration des machines.

Vient ensuite une analyse des flux et besoins client (Explore) pour laquelle V-Chain organise des workshops avec le client sur les différents thèmes à aborder (overview des processus client, finance, logistique, production, achat, vente, …).

Une fois la phase d’analyse clôturée, nous entrons dans la phase de réalisation (Realize) dans laquelle les processus de l’entreprise seront intégrés et mis en musique dans SAP Business One. Cette phase comprendra également les tests utilisateurs (UAT), les formations et passera par une acceptation de la solution telle que configurée.

La phase de déploiement (Deploy) s’enchainera ensuite afin de migrer la solution vers l’environnement de production et reprendre les données de base définitives juste avant le Go-Live.

Enfin, le Go-Live sera lancé pour mise en production et basculement de toutes les nouvelles transactions dans le nouveau système.

Une phase de support post go-live (Hypercare) pourra s’envisager en fonction des besoins clients et de leur degré d’autonomie acquis au court de la phase de réalisation.

Avec cette méthodologie, il est ainsi possible d’implémenter une solution complète en 3 mois de temps pour autant que l’entreprise dispose des ressources nécessaires en interne et que les parties prenantes s’impliquent à 150% dans le projet. Evidemment, tout dépendra également du niveau de complexité des flux mis en place et des interactions/interfaces avec les entités satellites (intégration webshop, système de scanning WMS, points de caisses, …) ainsi que le degré d’autonomie côté client.

Parce que les services de V-Chain ne se limitent pas qu’à la mise en place d’un système ERP, nous restons en contacts étroits avec nos clients afin de les suivre dans leur transformation digitale. Nous faisons régulièrement le point avec eux afin de vérifier comment leurs processus peuvent être optimisés et ce que nous pouvons amener avec notre expertise afin de les aider à grandir et rester à la pointe. Et puis… c’est également l’occasion de faire une pause avec nos clients, prendre le temps et le recul nécessaire pour remettre les choses en perspective autour d’une bonne tasse de café… (rire).